Комплектование архивного фонда

Пополнение (комплектование) Архивного фонда Российской Федерации является одной из первостепенных задач ГБУ «Государственный исторический архив Сахалинской области».

Руководствуясь нормативно-правовыми актами и методическими документами, сотрудники отдела комплектования Архивного фонда:

• осуществляют экспертизу ценности документов органов власти, учреждений, общественных объединений, негосударственных предприятий, физических лиц, формирующих фонды личного происхождения;
• ведут плановую работу по комплектованию и оптимизации состава документов Архивного фонда;
• оказывают методическую помощь организациям по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления;
• выполняют работы по научно-технической обработке документов на договорной основе, оказывают платные услуги учреждениям, организациям и гражданам в соответствии с профильными направлениями деятельности отдела (стоимость услуг утверждена Прейскурантом).

Источниками комплектования Архива выступают органы государственной власти Сахалинской области, территориальные органы федеральных органов государственной власти, органы юстиции, суды и прокуратуры, научные учреждения, органы и учреждения систем здравоохранения, социальной защиты населения, культуры, образования, экономики, статистики, строительства, транспорта, сельского и лесного хозяйства, природопользования, спорта, профсоюзные организации, общественные организации. Проводится работа по комплектованию, формированию и сохранению документов личного происхождения. В список источников комплектования личных фондов включаются выдающиеся деятели общественно-политической, культурной, научной жизни региона.

Список организаций - источников комплектования

Список физических лиц - источников комплектования

В целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда, находящихся на временном хранении в источниках комплектования, оказывается консультационная и практическая помощь: в организации документов в делопроизводстве; в отборе документов в состав Архивного фонда и подготовке их к передаче на государственное хранение; в упорядочении документов постоянного хранения и по личному составу на договорной основе; в ведении учета документов, находящихся на хранении в ведомственных архивах.

Особую значимость сотрудники отдела комплектования Архивного фонда придают оказанию методической помощи организациям-источникам комплектования в подготовке номенклатур дел, положений об экспертной комиссии, об архиве, инструкций по делопроизводству.

Отдел комплектования Архивного фонда обеспечивает повышении профессиональной квалификации работников, ответственных за делопроизводственные и архивные службы организаций региона и муниципальных архивных учреждений. Проводит совещания, семинары по профильным направлениям деятельности, организует выступления сотрудников отдела в иных мероприятиях.

Начальник отдела: Козлюк Юлия Николаевна Тел.: 8(4242) 468170, электронная почта:y.kozlyuk@sakhalin.gov.ru;

Специалисты:

Завалишина Ольга Владимировна Тел.: 8(4242) 468164;

Горбатовская Раиса Рашитовна Тел.: 8(4242) 468164;

Грибоедова Лилия Юрьевна Тел.: 8(4242) 468156;

Волостнова Ирина Ивановна Тел.: 8(4242) 464134;

Ковалева Олеся Михайловна Тел.: 8(4242) 468164 o.kovaleva@sakhalin.gov.ru;

Коновалов Сергей Александрович Тел.: 8(4242) 464134, электронная почта: s.konovalov@sakhalin.gov.ru; 

Ку Арина Суеновна Тел.: 8(4242) 468156. электронная почта: a.ku@sakhalin.gov.ru;

Приступина Ольга Анатольевна Тел.: 8(4242) 468164;

Носова Елена Дмитриевна Тел.: 8(4242) 468170.

Мультимедийный ресурс «Основы архивной деятельности»:
Ресурс предназначен для работников государственных и муниципальных архивов, специалистов, ответственных за архив в организациях не имеющих специального образования и опыта работы. Он дает возможность архивистам самостоятельно осваивать методические и практические основы архивной работы.

Ниже размещены требования законодательных, нормативных правовых и нормативно-методических документов обязательные к исполнению экспертными (отбор документов для хранения), делопроизводственными и архивными службами организаций - источников комплектования ГБУ «ГИАСО», памятки и формы бланков документов.

1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утверждена приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 (Зарегистрировано в Минюсте России 17.08.2018 № 51922). Скачать
2. Примерное положение об экспертной комиссии организации, утверждено приказом Росархива от 11.04.2018 № 43 (Зарегистрировано в Минюсте России 15.06.2018 № 51357). Скачать
3. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, разработанное на основе Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42. Скачать для редактирования
4. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, Федеральное архивное агентство, Москва, 2016. Скачать
5. Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций, Федеральное архивное агентство, Москва, 2018. Скачать
6. Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018. Скачать
7. Памятка для организаций-источников комплектования ГБУ «Государственный исторический архив Сахалинской области» документами областной собственности, утверждена протоколом ЭПК министерства культуры и архивного дела Сахалинской области от 12.03.2021 № 2. Скачать
8. Памятка «О применении перечней документов со сроками хранения при составлении номенклатур дел, утверждена протоколом ЭПК министерства культуры и архивного дела от 12.03.2021 № 2. Скачать
9. Образец приказа о назначении лица, ответственного за архив организации. Скачать для редактирования
10. Образец структуры организации для составления номенклатуры дел. Скачать для редактирования
11. Образец оформления номенклатуры дел организации. Скачать для редактирования
12. Образец оформления описи дел постоянного срока хранения организации. Скачать для редактирования
13. Образец оформления описи дел по личному составу организации. Скачать для редактирования
14. Форма паспорта архива организации. Скачать для редактирования
15. Образец пояснительной записки к паспорту архива организации. Скачать для редактирования
16. Образец положения об экспертной комиссии организации, разработанный на основе Примерного положения, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 № 43. Скачать для редактирования
17. Образец протокола заседания ЭК организации. Скачать для редактирования
18. Образец оформления номенклатуры дел структурного подразделения организации. Скачать для редактирования
19. Образец списка дел структурного подразделения для составления номенклатуры дел. Скачать для редактирования
20.  Сравнительный анализ Перечней типовых управленческих архивных документов, образующихся в  процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием срока хранения. Скачать